С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:
— электронного документа документу на бумажном носителе;
— документа на бумажном носителе электронному документу.
Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, представляет документ на бумажном носителе.
Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Требования к формату электронного документа устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.
В текст созданного электронного образа документа включается удостоверительная надпись. Равнозначность электронного документа нотариус подтверждает собственной усиленной квалифицированной подписью (УКП), соответствующей формату PKCS#7.
Файл выдаётся лицу, которое обратилось за подтверждением, одним из заранее оговоренных способов: на флеш-карте, CD-диске, отправляется по электронной почте или размещается на Портале «Информационный нотариат» (ИнфоНот).
Нотариус также может совершить нотариальное действие по передаче электронного документа другому физическому или юридическому лицу.
29 декабря 2020 года вступают в силу изменения в законодательство о нотариате, согласно которым данное нотариальное действие возможно совершить удаленно (без явки заявителей).
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания, представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.
Лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, представляет электронный документ, который должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.
Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется нотариусом, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ выдается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.
Указанная процедура не проводится в отношении подтверждения тождественности удостоверений личности, а также соглашений по сделкам, составленным в простой письменной форме.
В соответствии со статьями 103.8 и 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, изготовленные нотариусом электронные и бумажные документы имеют ту же юридическую силу, что и документы, которые предоставлены нотариусу для удостоверения их равнозначности.
Утверждение равнозначности документов актуально в случае необходимости их срочной передачи на большие расстояния, например из одного города в другой.