С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:
— электронного документа документу на бумажном носителе;
— документа на бумажном носителе электронному документу.
Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Для удостоверения равнозначности электронного документа бумажному потребуется:
- паспорт,
- документ на бумажном носителе.
Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Требования к формату электронного документа установлены федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой — XLM-файл, ЭЦП, соответствие формату ЕИС.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания, представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.
Для удостоверения равнозначности бумажного документа электронному потребуется:
- паспорт,
- направление электронного. почту нотариуса.
Совершения данных нотариальных действий осуществляется по единым правилам. Основанием является устное заявление клиента. Удостоверение производится в день обращения. Этапы же зависят от содержания услуги.
Процедура подтверждения тождественности электронных документов бумажным оригиналам выглядит следующим образом:
- Проверка дееспособности и правомочности. Заявители обязаны предъявить нотариусу паспорта либо иные документы, удостоверяющие личность. Условием обслуживания организаций становится подтверждение государственной регистрации. Действовать от имени предприятий могут директора или представители по доверенности. Сведения о компании должны содержаться в ЕГРЮЛ.
- Анализ электронного документа. Специалист изучает представленные материалы, устанавливает наличие обязательных реквизитов. Условиями проставления удостоверительной надписи становится читаемость и подлинность. На этом этапе проводится идентификация лица, оформившего документ. Подлинность файла должна подтверждаться усиленной электронной подписью.
- Закрепление результата. Если нареканий к содержанию и форме бумаг у нотариуса не возникает, сведения выводят на печать. На бумажном носителе проставляется удостоверительная надпись, а в реестр вносится соответствующая запись.
Если заверить необходимо электронную версию документа, порядок действий меняется. Проверка дееспособности осуществляется в стандартном режиме, однако на нотариуса ложится задача оцифровки. На специальном оборудовании проводится сканирование, запись и техническая обработка сведений. Идентичность образа оригиналу подтверждается квалифицированной электронной подписью нотариуса. Электронный образ документа формируется в виде изображения (PDF).
В текст созданного электронного образа документа включается удостоверительная надпись. Равнозначность электронного документа нотариус подтверждает собственной усиленной квалифицированной подписью (УКП), соответствующей формату PKCS#7.
Файл выдаётся лицу, которое обратилось за подтверждением, одним из заранее оговоренных способов, отправляется по электронной почте или размещается на Портале «Информационный нотариат» (ИнфоНот).
Нотариус также может совершить нотариальное действие по передаче электронного документа другому физическому или юридическому лицу.
Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется нотариусом, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ выдается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.
Указанная процедура не проводится в отношении подтверждения тождественности удостоверений личности, а также соглашений по сделкам, составленным в простой письменной форме.
В соответствии со статьями 103.8 и 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, изготовленные нотариусом электронные и бумажные документы имеют ту же юридическую силу, что и документы, которые предоставлены нотариусу для удостоверения их равнозначности.
Утверждение равнозначности документов актуально в случае необходимости их срочной передачи на большие расстояния, например из одного города в другой.